Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Datamix jsou vydány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR. Zpracování osobních údajů ve Společnosti musí být prováděno takovým způsobem, aby byla zajištěna co možná nejvyšší míra informovanosti subjektů údajů.
“Osobním údajem” se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
“Subjektem údajů” se rozumí fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají.
“Zpracováním” se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
“Správcem” se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.
“Zpracovatelem” se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. Osobním údajem se ve smyslu této směrnice rozumí jakýkoli údaj.
“Omezením zpracování” se pro účely této směrnice rozumí označení uložených osobních údajů za účelem omezení jejich zpracování v budoucnu.
“Evidencí” rozumí jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska.
“Příjemcem” se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují.
“Třetí stranou” se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jenž je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Společností Datamix, jako správcem osobních údajů a v některých případech i jako zpracovatelem, může dojít v souladu se základními principy zpracování osobních údajů (zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování, účelové omezení, minimalizace osobních údajů, přesnost a aktuálnost, omezení uložení, integrita a důvěrnost) a za splnění níže uvedených podmínek ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
Osobní údaje poskytuje subjekt osobních údajů správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu. Zdrojem osobních údajů jsou pro stanovené účely v nezbytné míře i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů, zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.
Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu Datamix či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.
Jedná se zejména o tyto dílčí účely:
Konkrétní forma/formy – např. telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy, formou elektronické komunikace, je v dispozici subjektu osobních údajů, který případný souhlas uděluje. Správce může provádět pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování.
Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Datamix pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami ochrany a zpracování osobních údajů.
Obchodní sdělení lze cílit jednak na kontakty klientů/stávajících zákazníků z titulu oprávněného zájmu správce osobních údajů, a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu klienta/stávajícího zákazníka, nebo na základě platného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Obchodní sdělení vždy skýtají možnost odmítnutí přijímání dalších obchodních sdělení.
Osobní údaje pro činnosti Datamix jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.
U klientů Datamix, je společnost Datamix oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v databázi klientů jejich základní identifikační, adresní, kontaktní údaje i ostatní a provozní údaje po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společností Datamix.
Jsou-li vystavovány správcem údajů faktury dle zákona o dani z přidané hodnoty, jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou návazně po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.
V případě jednání mezi společností Datamix a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je společnost Datamix oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.
Společnost Datamix při plnění svých závazků a povinností využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tito zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Datamix, mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených společností Datamix. Může jít zejména o činnost účetního, daňového poradce, auditora, advokáta, správce IT systému apod. Se všemi takovými subjekty uzavírá Datamix smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, odpovídající evropskému standardu.
Pro realizaci své činnosti využívá společnost Datamix spolupráci s externími partnery, kteří mohou být v postavení správce osobních údajů nebo/i zpracovatele osobních údajů. Těmto subjektům může společnost Datamix předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu, určeném účelem dané agendy a po předchozím prověření zajištění ochrany osobních údajů na úrovni evropských standardů ze strany těchto subjektů.
Společnost Datamix v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
Společnost Datamix vede aktuální seznam jednotlivých kategorií zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů, u kterých může dojít ke zpracování osobních údajů subjektů údajů. Může se jednat zejména o poskytovatele účetních, daňových, finančních a právních služeb a poradenství, IT služeb, servisních a technických služeb, poštovních služeb, případné zplnomocněné subjekty a orgány státní správy.
Písemnosti a jiné listiny obsahující osobní údaje subjektů osobních údajů mohou být předávány pouze schváleným externím zpracovatelům, orgánům státní správy a jiným schváleným správcům, a to pouze za podmínek uvedených v těchto Zásadách ochrany a zpracování osobních údajů.
Společnost Datamix nepředává osobní údaje do další země v rámci EU.
Společnost Datamix nepředává osobní údaje do třetí země ani mezinárodní organizaci mimo rámec EU.
Datamix zpracovává osobní údaje manuálním způsobem i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
Datamix dbá na plnění informačních povinností vůči subjektům údajů. Zejména dbá na plnění informační povinnosti vůči subjektům dle článku 12, 13 a 14 Nařízení. Agendu plnění informační povinnosti vůči subjektům údajů má na starosti odpovědná osoba.
Datamix neprovádí automatizované rozhodování.
Datamix neprovádí žádné profilování, jehož předmětem by byly citlivé osobní údaje nebo na základě kterého by prováděla automatizované rozhodování.
Odpovědná osoba je povinna skrze níže uvedené kontakty vyřizovat žádosti subjektů osobních údajů týkající se zpracování osobních údajů. Zejména je odpovědná osoba povinna vyřizovat žádosti subjektů údajů o poskytnutí informací (dle článku 12-14 Nařízení), žádosti na přístup k osobním údajům (dle článku 15 Nařízení), žádosti na opravu a výmaz (dle článku 16 a 17 Nařízení), žádosti na omezení zpracování (dle článku 18 Nařízení) a žádosti na přenositelnost osobních údajů (dle článku 20 Nařízení).
Na níže uvedených kontaktech mohou subjekty osobních údajů realizovat možnost uplatnění svých práv, a to písemnou či elektronickou formou.
Adresa: Dolní Hejčínská 47/25, 779 00 Olomouc
E-mailová adresa: datamix@datamix.eu
Subjekt údajů má právo podat stížnost a obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů: www.uoou.cz
Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy Datamix podléhají průběžné aktualizaci.
Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy Datamix nabývají účinnosti dnem zveřejnění, tj. 08. 11. 2022