Představení společnosti
Colour Production, spol. s r.o., je renomovaná produkční společnost, která už více než 20 let stojí
za mezinárodním hudebním festivalem Colours of Ostrava a mezinárodním diskuzním fórem Meltingpot. Společnost se dlouhodobě věnuje komplexní produkci kulturních akcí, včetně dramaturgie, logistiky, marketingu a koordinace týmů. S rostoucím rozsahem a komplexností jednotlivých projektů se stále více ukazovala potřeba zavedení efektivních nástrojů pro řízení a správu interních procesů.
Hlavní výzva
S přibývajícím počtem aktivit a zapojených pracovníků začalo být čím dál náročnější udržet přehled o úkolech, termínech, odpovědnostech i toků informací mezi jednotlivými odděleními. Interní koordinace a komunikace mezi týmy narážela na limity existujících řešení. Ruční správa procesů byla časově náročná, zvyšovalo se riziko chyb a docházelo k duplicitám i zbytečnému přetížení jednotlivců. Colour Production hledala partnera, který
by dokázal nabídnout sofistikovaný, přehledný a zároveň flexibilní systém šitý na míru potřebám kulturní produkce.
Řešení od ADAPTY
Ve spolupráci s naším týmem DATAMIX Solutions s.r.o. byl nasazen nástroj Adapty Festival, který jsme upravili podle konkrétních požadavků klienta. Na začátku jsme detailně analyzovali stávající procesy a identifikovali klíčová místa, kde docházelo ke ztrátám efektivity. Následně jsme vytvořili strukturovaný systém, který umožňuje snadné plánování a sledování úkolů napříč různými týmy, jejich kategorizaci a přehlednou vizualizaci jednotlivých projektových fází. Do systému byla integrována automatizace opakovaných činností, notifikace
a nástroje pro vnitrofiremní komunikaci. Díky flexibilitě platformy Adapty bylo možné rychle reagovat na provozní změny a přizpůsobovat rozhraní konkrétním týmům a typům událostí.
Zhodnocení spolupráce
Implementace nástroje Adapty Festival přinesla Colour Production výrazné zjednodušení správy projektů, vyšší efektivitu práce a lepší přehled o činnostech celé organizace. Automatizace rutinních úkolů ušetřila čas klíčovým pracovníkům a přispěla ke snížení chybovosti. Koordinace týmů se zefektivnila a komunikace mezi jednotlivými odděleními probíhá nyní přehledně v rámci jednoho systému. Výsledkem je hladší průběh příprav
i realizace akcí. Na základě pozitivních zkušeností pokračujeme s klientem v další spolupráci zaměřené
na rozvoj dalších modulů a rozšíření systému do nových oblastí jeho činnosti. Společnost DATAMIX Solutions se tak stala spolehlivým partnerem pro strategické řízení festivalové produkce.
